Dicho de otra forma, cómo funciono yo con tanto material. Pues de varias maneras:

Para preparar cosas (en el PC)

Si la predicación o charla se basa en las lecturas del día me voy al Misal, de ahí a los pasajes de la Sagrada Escritura del día. Me hago una composición de lugar e incluso escribo el esquema. Luego, desde esos pasajes de la Biblia (pulsando sobre el número del versículo) echo una ojeada a quién comenta cada versículo; si alguno me interesa, salto hasta él, y corto y pego sobre el esquema de la meditación.
En días señalados hay un rombo amarillo, que lleva a los puntos del Catecismo más adecuados al día; si tiene rombo marrón se va a las intervenciones de los últimos papas en esa fiesta.
Si es una cuestión temática, normalmente entro en un índice analítico, sobre todo de la Sagrada Escritura o del Catecismo para hacer el primer esquema. Luego, como antes, voy al versículo que más se adapte a la idea que quiero desarrollar y de ahí a quien lo comenta.

Para la oración personal (con el teléfono o tablet)

Abro el documento que me interese (carta, audiencia...) y "salto" a los documentos que va citando.
Voy al Misal y pulso en los rombos.

Manejar la información